בכל פוליסת ביטוח חבות מעבידים, כמו בכל פוליסת ביטוח אחרת, ישנם תנאים שמבהירים כיצד יש להגיע תביעה לגבי אותה פוליסה לחברת הביטוח.
לפיכך, כדי להבין כיצד יש להגיש תביעה לפי פוליסת ביטוח חבות מעבידים מסוימת, יש לקרוא את הוראות הפוליסה שמבהירות כיצד יש לעשות זאת ולנהוג בהתאם להן.
עם זאת, רוב פוליסות ביטוח חבות מעבידים שקיימות במשק כוללות בדרך כלל הוראות דומות למדי לגבי אופן הגשת התביעה, בשינויי ניואנסים כאלו ואחרים וזאת כפי שיפורט להלן.
1. על המעסיק המבוטח להודיע לחברת הביטוח, בהקדם האפשרי, על כל תביעה שהוגשה כנגדו וכן על כל כתב אישום, חקירה משטרתית, חקירת סיבות מוות, או כל חקירה אחרת המתנהלת או עומדת להתנהל נגדו ושידועים לו, שעלולים להוות עילה לתביעה על פי פוליסה זו.
2. על המעסיק להעביר לחברת הביטוח, מידי עם קבלתם, כל מסמך, מידע, מכתב, הזמנה לדין, הודעה על דיון, צו וכדומה, בקשר לתביעה.
3. על המעסיק למסור לחברת הביטוח, תוך זמן סביר ממועד דרישתה, את כל המידע והמסמכים הדרושים לבירור החבות והיקפה.
4. המעסיק מתחייב שלא לתת שום הודאה, הצעה, הבטחה, התחייבות, או פיצוי כלשהו, ללא הסכמתה מראש ובכתב של חברת הביטוח, בקשר עם כל מקרה בו תיתכן תביעה המכוסה על פי הפוליסה.
1. חברת הביטוח בודקת בתחילה האם חל מקרה ביטוח בהתאם לתנאי הפוליסה, האם חל חריג כלשהו במסגרת נסיבות המקרה, האם הפוליסה כוללת הרחבות אפשריות שחלות על נסיבות המקרה וכדומה.
2. עם סיום טיפולה בתביעה, על חברת הביטוח לשלוח הודעה בכתב למבוטח, אשר מפרטת את החלטתה בדבר קבלת תביעתו או דחייתה. במידה ומדובר בדחיית התביעה, על ההודעה לפרט גם את נימוקי הדחייה ואת דרכי הערעור על דחיית תביעת חבות המעבידים.
יצויין, כי בהתאם להוראות המפקח על הביטוח על חברות הביטוח להודיע בכתב למבוטח תוך 30 יום מקבלת תביעתו את החלטתה בדבר קבלת התביעה או דחייתה.
במידה ומדובר בהחלטה לדחות את התביעה, עליה כאמור גם לפרט בהודעתה את מלוא נימוקי הדחייה וכן את תנאי הפוליסה או הוראת הדין וכיוצא בזה, שעליהם הדחייה נסמכת, ככל שהיא נסמכת עליהם.
3. במידה וחברת הביטוח הכירה בחבותה לפי הפוליסה, היא תהיה רשאית, לפי שיקול דעתה, ליטול ולנהל בשם המבוטח את ההגנה כלפי כל תביעה או יישובה של כל תביעה וכן לתבוע ולקבל בשם המבוטח שיפוי, פיצוי, השתתפות, דמי נזק.
4. תשלום תגמולי הביטוח למבוטח ייעשה עד לגבול אחריותה של חברת הביטוח למקרה הביטוח, בהפחתת כל סכום שהמבוטח חייב לחברת הביטוח לפי הפוליסה ובניכוי כל סכום שכבר שולם בתור תגמולי ביטוח. לסכום זה יתווספו הוצאת משפט סבירות שהוצאו לשם הגנה בפני תביעת העובד כנגד המבוטח.